Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für den Betrieb der Plattform Smart Business Bio ist:

Halil Aksit

handelnd unter Signature Business Solutions

Pickertstr. 45

24143 Kiel

Deutschland

Plattform: Smart Business Bio

Webseite: signature.bio/signature

E-Mail: signaturebusinessbio@gmail.com

2. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Smart Business Bio ist eine technische Plattform zur Erstellung und Veröffentlichung digitaler Unternehmensprofile und digitaler Visitenkarten.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie personenbezogene Daten beim Besuch und bei der Nutzung der Plattform verarbeitet werden.

Datenschutzrechtlich ist zwischen Smart Business Bio als Plattformbetreiber und dem jeweiligen Profilinhaber zu unterscheiden.

Smart Business Bio als Verantwortlicher

Smart Business Bio ist insbesondere Verantwortlicher für Verarbeitungen im Zusammenhang mit:

• Betrieb und Bereitstellung der Plattform

• Registrierung und Benutzerkonten

• Vertrags- und Kundendaten

• Hosting und technische Infrastruktur

• IT-Sicherheit

• Server-Logdateien

• Administration

• Support

• Missbrauchs- und Sicherheitsprävention

Profilinhaber als Verantwortlicher

Soweit ein Profilinhaber über sein digitales Profil personenbezogene Daten von Interessenten, Kunden oder sonstigen Kontakten für eigene Zwecke erhebt oder verarbeitet, ist grundsätzlich der jeweilige Profilinhaber Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Dies betrifft beispielsweise Kontaktanfragen, Leads, Nachrichten, Newsletteranmeldungen, Kontaktdaten oder CRM-Übertragungen.

Die Datenschutzinformationen des jeweiligen Profilinhabers können innerhalb des betreffenden digitalen Profils abgerufen werden.

Smart Business Bio als Auftragsverarbeiter

Soweit Smart Business Bio personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung eines Profilinhabers verarbeitet, erfolgt dies als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Soweit gesetzlich erforderlich, wird hierfür eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

3. Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wenn hierfür eine gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.

Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen zur Anwendung:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung eines Vertrages oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen

Berechtigte Interessen können insbesondere im sicheren, zuverlässigen und wirtschaftlichen Betrieb der Plattform, in der IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention bestehen.

4. Hosting und Serverstandort

Smart Business Bio wird über Serverinfrastruktur der

Hetzner Online GmbH

Industriestr. 25

91710 Gunzenhausen

Deutschland

betrieben.

Die für Smart Business Bio eingesetzte Serverinfrastruktur befindet sich in Deutschland.

Hetzner verarbeitet im Rahmen des Hostings technisch erforderliche Daten als Auftragsverarbeiter.

Hierzu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit

• aufgerufene URL

• Browserinformationen

• Betriebssystem

• Gerätetyp

• Referrer-Informationen

• HTTP-Statuscodes

• Verbindungsdaten

• technische Fehler- und Sicherheitsinformationen

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Plattform.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mit Hetzner besteht bzw. wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.

5. Server-Logdateien

Beim Besuch der Plattform werden technisch erforderliche Zugriffsdaten automatisch verarbeitet.

Dies können insbesondere sein:

• IP-Adresse

• Zugriffszeit

• aufgerufene URL

• Browser und Browserversion

• Betriebssystem

• Gerätetyp

• Referrer

• HTTP-Statuscode

• Fehler- und Sicherheitsinformationen

Die Daten dienen der technischen Bereitstellung der Plattform, Fehleranalyse, IT-Sicherheit und Erkennung möglicher Angriffe oder missbräuchlicher Nutzung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Server-Logdaten werden grundsätzlich für maximal 14 Tage gespeichert.

Eine längere Speicherung kann erforderlich sein, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall, Missbrauchsverdacht oder eine gesetzliche Verpflichtung vorliegt.

6. Cookies und lokale Speichertechnologien

Smart Business Bio verwendet im eigenen Plattformbetrieb ausschließlich technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Speichertechnologien.

Diese können insbesondere erforderlich sein für:

• Sitzungsverwaltung

• Login und Authentifizierung

• Sicherheitsfunktionen

• CSRF-Schutz

• Formularfunktionen

• Spracheinstellungen

• technisch erforderliche Systemeinstellungen

Smart Business Bio verwendet keine eigenen Analyse-, Werbe-, Marketing- oder Tracking-Cookies.

Soweit ein Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers technisch unbedingt erforderlich ist, um einen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, erfolgt dies gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG ohne vorherige Einwilligung.

Eine Ausnahme betrifft eingebettete YouTube-Inhalte. Diese werden erst nach ausdrücklicher Einwilligung geladen.

7. Keine externen Google Fonts

Smart Business Bio verwendet keine über Google-Server geladenen Google Fonts.

Für die Darstellung der Plattform erforderliche Schriftarten und entsprechende Ressourcen werden lokal bzw. über die eigene technische Infrastruktur bereitgestellt.

Durch die Darstellung der verwendeten Schriftarten wird daher keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt.

8. Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Registrierung eines Profilinhabers können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname

• Unternehmen bzw. Organisation

• E-Mail-Adresse

• geschäftliche Kontaktdaten

• Benutzerkennung

• Zugangsdaten in technisch gesicherter Form

• Konto- und Profileinstellungen

• Vertragsinformationen

• Registrierungszeitpunkt

• Sicherheitsinformationen

Die Verarbeitung erfolgt zur Erstellung und Verwaltung des Benutzerkontos und zur Erfüllung des Vertragsverhältnisses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die weitere Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

9. Digitale Unternehmensprofile und digitale Visitenkarten

Profilinhaber können öffentliche digitale Unternehmensprofile und digitale Visitenkarten erstellen.

Dabei können insbesondere folgende Informationen veröffentlicht werden:

• Name

• Unternehmen

• Position oder Tätigkeit

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• geschäftliche Anschrift

• Webseite

• Social-Media-Links

• Profilbilder

• Unternehmenslogos

• Bilder und Videos

• Öffnungszeiten

• Dienstleistungen

• Angebote

• Unternehmensinformationen

• sonstige freiwillig bereitgestellte Inhalte

Der Profilinhaber entscheidet grundsätzlich selbst, welche Informationen innerhalb seines Profils veröffentlicht werden.

Die Bereitstellung des Profils erfolgt zur Erfüllung der vereinbarten Plattformleistung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Verantwortung der Profilinhaber

Smart Business Bio stellt die technische Infrastruktur für die digitalen Profile bereit.

Für Inhalte und personenbezogene Daten, die Profilinhaber selbst veröffentlichen oder für eigene Zwecke erheben, sind grundsätzlich die jeweiligen Profilinhaber verantwortlich.

Profilinhaber sind insbesondere dafür verantwortlich, dass:

• personenbezogene Daten rechtmäßig verarbeitet werden,

• erforderliche Datenschutzinformationen bereitgestellt werden,

• erforderliche Einwilligungen eingeholt werden,

• Betroffenenrechte gewährleistet werden,

• keine personenbezogenen Daten unberechtigt veröffentlicht werden.

11. QR-Codes und NFC

Smart-Business-Bio-Profile können über QR-Codes, NFC-Produkte oder direkte Links aufgerufen werden.

Durch den QR-Code bzw. NFC-Träger selbst werden grundsätzlich keine zusätzlichen personenbezogenen Daten erhoben.

Beim Aufruf des digitalen Profils gelten die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen technischen Verarbeitungsvorgänge.

12. vCard- und Kontaktfunktionen

Profilinhaber können Kontaktdaten als digitale Kontaktdatei, beispielsweise im vCard-Format, bereitstellen.

Beim Abruf können technisch erforderliche Serverdaten verarbeitet werden.

Nach dem Herunterladen bzw. Speichern der Kontaktdaten auf dem Endgerät des Besuchers erfolgt die weitere Verarbeitung unter dessen eigener Kontrolle.

13. Kontakt-, Nachrichten- und Leadformulare

Digitale Profile können Kontakt-, Nachrichten- oder Leadformulare enthalten.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Unternehmen

• Nachricht

• freiwillig übermittelte Angaben

• Zeitpunkt der Anfrage

• technische Sicherheitsinformationen

• gegebenenfalls Informationen zum Nachweis einer Einwilligung

Die Daten werden dem jeweiligen Profilinhaber zur Bearbeitung der Anfrage bereitgestellt oder an diesen weitergeleitet.

Soweit Smart Business Bio diese Daten ausschließlich für den Profilinhaber verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung als Auftragsverarbeitung.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung durch den Profilinhaber richtet sich nach dem jeweiligen Zweck.

In Betracht kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. f oder lit. a DSGVO.

Formulardaten werden nicht länger gespeichert, als dies für technische Verarbeitung, Übermittlung, Sicherheit oder die Bearbeitung durch den Profilinhaber erforderlich ist.

14. Einwilligungsnachweise

Soweit für eine Funktion eine Einwilligung erforderlich ist, können zum Nachweis dieser Einwilligung insbesondere folgende Informationen gespeichert werden:

• Datum und Uhrzeit

• verwendeter Einwilligungstext

• Version des Einwilligungstextes

• betreffende Funktion

• technische Identifikationsinformationen

• gegebenenfalls IP-Adresse

• Zeitpunkt eines Widerrufs

Die Verarbeitung dient der Erfüllung datenschutzrechtlicher Rechenschafts- und Nachweispflichten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und/oder lit. f DSGVO.

15. Benachrichtigungen und Newsletter

Smart Business Bio kann Profilinhabern technische Funktionen zur Verfügung stellen, über die Kontakte Benachrichtigungen oder Newsletter erhalten können.

Eine solche Versendung darf nur erfolgen, wenn hierfür eine ausreichende Rechtsgrundlage besteht.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, gilt:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Soweit Smart Business Bio die technische Versendung im Auftrag des Profilinhabers übernimmt, kann Smart Business Bio als Auftragsverarbeiter tätig werden.

16. Bilder und lokal bereitgestellte Videos

Bilder, Header-Videos und sonstige Mediendateien können direkt über die Smart-Business-Bio-Infrastruktur bereitgestellt werden.

Werden die Inhalte lokal bereitgestellt, wird dadurch keine Verbindung zu einem externen Video- oder Social-Media-Anbieter hergestellt.

Die Verarbeitung technisch notwendiger Zugriffsdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

17. YouTube

Smart-Business-Bio-Profile können eingebettete Videos des Dienstes YouTube enthalten.

Für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum wird der Dienst grundsätzlich von

Google Ireland Limited

Gordon House

Barrow Street

Dublin 4

Irland

bereitgestellt.

YouTube-Videos werden nicht automatisch beim Aufruf eines Profils geladen.

Vor dem Laden eines eingebetteten Videos wird ein Einwilligungsfenster angezeigt.

Ohne Zustimmung wird keine Verbindung zum eingebetteten YouTube-Inhalt hergestellt.

Erst nach aktiver Einwilligung des Besuchers wird der YouTube-Inhalt geladen.

Dabei können insbesondere folgende Informationen verarbeitet bzw. an Google übermittelt werden:

• IP-Adresse

• Browserinformationen

• Geräteinformationen

• Datum und Uhrzeit

• aufgerufene Seite

• gegebenenfalls Cookie- oder Geräteinformationen

• weitere von YouTube erhobene Nutzungsinformationen

Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit ein Zugriff auf Informationen des Endgeräts erfolgt, § 25 Abs. 1 TDDDG.

Die Einwilligung ist freiwillig und kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Nach Aktivierung des Videos gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von Google bzw. YouTube.

18. Externe Links und Social Media

Smart-Business-Bio-Profile können Links zu externen Webseiten, sozialen Netzwerken, Messenger-Diensten und anderen Angeboten enthalten.

Dabei handelt es sich um reine Links.

Social-Media-Angebote werden nicht automatisch als Plugins geladen.

Allein durch die Darstellung eines Links wird grundsätzlich keine Verbindung zum jeweiligen externen Anbieter hergestellt.

Erst wenn der Besucher den Link aktiv anklickt, wird die externe Webseite oder Anwendung geöffnet.

Ab diesem Zeitpunkt erfolgt eine mögliche Verarbeitung personenbezogener Daten durch den jeweiligen Drittanbieter in dessen eigener Verantwortung.

Für diese Verarbeitung gelten dessen eigene Datenschutzinformationen.

19. KI-gestützter Visitenkartenscanner

Smart Business Bio kann eine Funktion zur digitalen Erfassung physischer Visitenkarten anbieten.

Dabei können insbesondere folgende Daten erkannt und strukturiert werden:

• Name

• Unternehmen

• Position

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• Anschrift

• Webseite

• sonstige auf der Visitenkarte enthaltene Informationen

Die Daten können auf Wunsch des Nutzers in ein digitales Kontaktbuch oder in ein angebundenes CRM-System übernommen werden.

Der jeweilige Nutzer bzw. Profilinhaber ist dafür verantwortlich, dass für die Verarbeitung personenbezogener Daten anderer Personen eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht.

Bilder von Visitenkarten werden nicht dauerhaft gespeichert, soweit eine dauerhafte Speicherung nicht ausdrücklich Bestandteil einer vom Nutzer gewünschten Funktion ist.

Eine Nutzung der erfassten Daten für eigene Werbung oder Profilingzwecke von Smart Business Bio erfolgt nicht.

Soweit für diese Funktion externe Auftragsverarbeiter oder KI-Dienstleister eingesetzt werden, sind diese datenschutzrechtlich entsprechend einzubinden und in den Datenschutzinformationen zu berücksichtigen.

20. CRM- und sonstige Integrationen

Profilinhaber können, soweit angeboten, externe CRM-Systeme oder andere Dienste mit Smart Business Bio verbinden.

Eine Übertragung erfolgt nur aufgrund einer entsprechenden Konfiguration oder Aktion des Profilinhabers.

Für die Auswahl des externen Systems und die Rechtmäßigkeit der dortigen Verarbeitung ist grundsätzlich der Profilinhaber verantwortlich, sofern er das System selbst auswählt und einbindet.

Smart Business Bio kann die technische Übertragung als Auftragsverarbeiter durchführen.

21. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur übermittelt, soweit dies technisch erforderlich, vertraglich vorgesehen oder gesetzlich zulässig ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• Hetzner Online GmbH

• notwendige technische Dienstleister

• vom Profilinhaber aktiv angebundene Dienste

• Kommunikationsdienstleister, soweit tatsächlich eingesetzt

• Behörden bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung

• YouTube/Google ausschließlich nach Aktivierung eines eingebetteten YouTube-Inhalts

Eine Weitergabe personenbezogener Daten durch Smart Business Bio zum Verkauf oder für fremde Werbezwecke erfolgt nicht.

22. Drittlandübermittlungen

Die primäre Smart-Business-Bio-Serverinfrastruktur befindet sich in Deutschland.

Smart Business Bio verwendet keine extern geladenen Google Fonts und keine automatisch geladenen Social-Media-Plugins.

Bei normalen externen Links erfolgt vor dem Anklicken grundsätzlich keine Übermittlung an den verlinkten Anbieter.

Nach Einwilligung in einen YouTube-Inhalt können Daten durch Google verarbeitet und gegebenenfalls auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.

Soweit Smart Business Bio selbst eine Drittlandübermittlung veranlasst, erfolgt diese ausschließlich nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO.

Hierfür können insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, das EU-US Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln oder andere gesetzlich anerkannte Garantien herangezogen werden.

23. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Insbesondere gelten folgende Grundsätze:

Server-Logdaten: grundsätzlich maximal 14 Tage.

Benutzerkonto und Profildaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie anschließend, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Profilinhalte: grundsätzlich bis zur Löschung durch den Profilinhaber oder Beendigung des Vertragsverhältnisses.

Kontakt- und Leaddaten: entsprechend dem jeweiligen Zweck und den Weisungen des verantwortlichen Profilinhabers.

Einwilligungsnachweise: solange dies für gesetzliche Nachweis- und Rechenschaftspflichten oder zur Durchsetzung bzw. Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Anschließend werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzliche Verpflichtung zur weiteren Speicherung besteht.

24. Datensicherheit

Smart Business Bio setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein.

Dazu gehören insbesondere:

• TLS-/HTTPS-Verschlüsselung

• Zugriffsbeschränkungen

• Benutzer- und Berechtigungssysteme

• sichere Authentifizierung

• serverseitige Schutzmaßnahmen

• regelmäßige Sicherheitsupdates

• Sicherheitsprotokollierung

• Backup- und Wiederherstellungsmaßnahmen

Die Maßnahmen werden entsprechend dem technischen Stand und dem jeweiligen Risiko überprüft und angepasst.

25. Kein Verkauf und kein eigenes Werbeprofiling

Smart Business Bio verkauft keine personenbezogenen Daten von Profilinhabern, Besuchern, Leads oder Kontakten.

Daten aus Kontaktformularen, digitalen Kontakten oder Visitenkartenscans werden von Smart Business Bio nicht verwendet, um eigene Werbeprofile über betroffene Personen zu erstellen.

26. Automatisierte Entscheidungen

Smart Business Bio trifft derzeit keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigen.

27. Auftragsverarbeitung

Soweit Smart Business Bio personenbezogene Daten im Auftrag eines Profilinhabers verarbeitet, erfolgt dies gemäß Art. 28 DSGVO.

Die entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung regelt insbesondere:

• Art und Zweck der Verarbeitung

• Verarbeitungsdauer

• Datenkategorien

• Kategorien betroffener Personen

• Weisungsbindung

• Vertraulichkeit

• technische und organisatorische Maßnahmen

• Unterauftragsverarbeiter

• Betroffenenrechte

• Löschung und Rückgabe von Daten

• Nachweis- und Kontrollpflichten

28. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO

• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO

• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO

• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO

• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO

• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO

• Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Der Widerruf einer Einwilligung wirkt für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

29. Betroffenenanfragen zu Daten eines Profilinhabers

Betrifft eine Anfrage ausschließlich Daten, die ein Profilinhaber für eigene Zwecke erhoben hat, ist grundsätzlich der betreffende Profilinhaber für die Bearbeitung verantwortlich.

Soweit Smart Business Bio als Auftragsverarbeiter tätig ist, unterstützt Smart Business Bio den verantwortlichen Profilinhaber nach Maßgabe der gesetzlichen und vertraglichen Anforderungen.

30. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für den Plattformbetreiber zuständig ist insbesondere:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)

Holstenstraße 98

24103 Kiel

Deutschland

E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

Telefon: +49 431 988-1200

31. Datenschutzkontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung von Betroffenenrechten:

Signature Business Solutions / Smart Business Bio

Halil Aksit

Pickertstr. 45

24143 Kiel

Deutschland

E-Mail: signaturebusinessbio@gmail.com

32. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, technische Abläufe, Dienstleister oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Es gilt die jeweils auf Smart Business Bio veröffentlichte aktuelle Fassung.

Stand: Oktober 2026